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智能密集架,破解了哪些档案管理难题?

智能密集架,破解了哪些档案管理难题?

RFID行业动态档案对于社会的发展具有不可替代的重要作用,成为记录历史,承载文化,创造价值的重要凭证。随着社会经济的快速发展,档案信息日益增加,档案工作人员的工作任务也越来越繁琐,传统的档案装具以及档案管理模式不能适应现代化社会的快速发展。档案管理也出现了一系列难题。主要表现在以下几方面:



难点一:空间浪费,传统的档案室采用分区存放档案,当档案数量很多时需要较大的空间进行存放,如果遇到储位分配不合理的情况,会造成空间的剩余或不够用,导致库房空间的浪费或紧缺。
难点二:盘点复杂,档案工作者要对各类档案的接收、分类、编目,编制、检索进行管理,定期盘点时,要对照纸质档案一个个对比,工作量大且容易出现疏漏。
难点三:查找困难,传统档案材料分区分类存放,查找时要先到区找到类别,再翻阅档案查找需要的那份档案。当遇到档案数量多、使用频繁的情况下,档案查找工作更加困难。
难点四:环境问题,档案资料的存放管理对环境有明确的要求,过高或过低的温度,过湿或过干的空气环境都会对纸张纤维素造成破坏。传统档案装具以及档案室没有温湿度检测及提示,不能保障档案的存放条件。
难点五:防盗性差,传统档案室主要依靠依靠机械锁具进行管理,如遇借阅人员较多,现场混乱且管理人员不足,或是档案室钥匙丢失时,容易造成档案丢失。
以上几大难点,做档案工作的你是不是也因此而头疼?信息技术的快速发展,也为档案行业带来了新的管理方式,越来越多的物联网技术被应用到档案管理中来,就档案装具而言也从传统的档案箱柜、固定架、传统密集架演变现在的智能密集架,下面就来说说智能密集架是如何解决以上档案管理难点的。
智能密集架由固定列和移动列共同组成,在一定的距离内移动架体,这样就大大节省了档案存放的空间,节省出来的空间可以储存更多的档案文件。组列架体组合,多层次结构,可以根据空间大小定制产品规格,整个空间以立方计算,因此拥有庞大的储存量。



智能密集架管理系统融合RFID无线射频技术,可轻松读取密集架指定列中RFID标签的全部标签值,将盘点结果上传系统平台,通过分析对比,将密集架中的档案情况以可视化的形式展示给管理人员,简化盘点过程、提高盘点准确度,大大节省人力。
智能密集架嵌入了电脑控制系统,密集架的每一列均配备有彩色液晶触摸屏,通过物联网技术,工作人员可通过屏幕对该列密集架档案资料存放情况进行检索查阅,让档案查找不再困难。同时也可通过客户端的系统平台检索到档案所在密集架情况,通过系统平台上操作还可实现远程开启该档案所在密集架列,直接进入拿去档案,智能化的操作为工作人员节约了大量时间。



针对档案存放环境问题,智能密集架中通过装置温湿度检测模块,对档案存放环境的温湿度进行实时检测,当温湿度超出阀值,会发出温湿度调节提醒。如果有条件,还可实现温湿度调节设备与智能密集架直接通信,实现档案环境温湿度自动调节。
档案资料的防盗性也是档案安全防护的一部分,同样也是采用RFID无线射频技术,无线电讯号识别特定目标并读写相关数据。智能密集架通过与RFID门禁通信,实时监控档案室出口,若贴有RFID标签的档案盒或资料通过RFID门禁时,RFID门禁可读取该标签的ID并发出警报,有效阻止档案资料被盗。

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